آموزش عملی حل مشکل کند شدن ورد

مشکل کند شدن ورد، به‌ویژه در زمان انجام کارهای مهم، می‌تواند حسابی کلافه ‌کننده باشد؛ اما خوشبختانه، برای این مشکل راه‌حل‌های آسانی وجود دارد. با چند ترفند ساده می‌توان سرعت ورد را به شکل چشمگیری افزایش داد. در این مقاله قصد داریم علت‌های اصلی مشکل کند بودن ورد را با زبانی ساده بررسی کنیم و روش‌های عملی رفع این مشکل را قدم به قدم توضیح دهیم.

علت کند شدن ورد و راهکار عملی برای رفع آن‌

مشکل کند بودن ورد می‌تواند ناشی از عوامل مختلفی باشد. شناسایی دقیق علت این مشکل، اولین گام برای یافتن راه حل مناسب است. در این بخش، به بررسی رایج‌ترین دلایل کند شدن ورد و ارائه راهکارهای عملی و گام به گام برای رفع آن‌ها می‌پردازیم:

۱. سنگین شدن فایل‌های ورد:

یکی از شایع‌ترین دلایل کندی ورد، حجم بالای فایل‌هایی است که با آن‌ها کار می‌کنید. وجود تصاویر با رزولوشن بالا، جداول پیچیده، نمودارهای متعدد و حجم زیادی از متن می‌تواند باعث سنگین شدن فایل و در نتیجه کاهش سرعت عملکرد ورد شود. راهکار عملی مشکل کند شدن ورد در ادامه آمده است.

فشرده‌سازی تصاویر

تصاویر موجود در سند خود را فشرده کنید. برای این کار، روی تصویر کلیک کنید، به تب Format یا Picture Format بروید و گزینه Compress Pictures را انتخاب کنید. می‌توانید تنظیمات فشرده‌سازی را بر اساس نیاز خود (مثلاً برای نمایش در وب یا چاپ) تعیین کنید.

پیوند دادن به جای جاسازی اشیاء

اگر از فایل‌های دیگر (مانند اکسل یا پاورپوینت) در سند ورد خود استفاده می‌کنید، به جای جاسازی کامل آن‌ها، از گزینه Link استفاده کنید. این کار باعث می‌شود حجم فایل ورد شما کمتر شود. برای این کار، در تب Insert، روی Object کلیک کنید، گزینه Create from File را انتخاب کنید، فایل مورد نظر را پیدا کرده و قبل از زدن Insert، تیک گزینه Link to File را بزنید.

شکستن اسناد طولانی

اگر با یک سند بسیار طولانی کار می‌کنید، آن را به چند بخش کوچکتر تقسیم کنید. این کار نه تنها باعث افزایش سرعت ورد می‌شود، بلکه مدیریت و ویرایش سند را نیز آسان‌تر می‌کند.

۲. وجود افزونه‌های (Add-ins) غیرضروری یا مشکل‌دار:

افزونه‌ها قابلیت‌های مختلفی را به ورد اضافه می‌کنند؛ اما نصب تعداد زیاد افزونه یا وجود افزونه‌های مشکل‌دار می‌تواند باعث کند شدن عملکرد ورد شود.

راهکار عملی حل مشکل کند بودن ورد با غیر فعال کردن افزونه‌ها:

• غیرفعال کردن افزونه‌های غیرضروری: برای مدیریت افزونه‌ها، به تب File بروید، روی Options کلیک کنید و سپس گزینه Add-ins را انتخاب کنید. در پایین صفحه، در بخش Manage، گزینه COM Add-ins را انتخاب کرده و روی Go کلیک کنید. در پنجره باز شده، تیک کنار افزونه‌هایی که به آن‌ها نیاز ندارید را بردارید و روی OK کلیک کنید.

• بررسی افزونه‌های فعال: اگر پس از غیرفعال کردن تمام افزونه‌ها مشکل حل شد، آن‌ها را یکی یکی فعال کنید تا افزونه مشکل‌دار را شناسایی کنید. پس از یافتن افزونه مشکل‌دار، آن را غیرفعال یا حذف کنید.

۳. تنظیمات نادرست ورد

برخی تنظیمات در ورد می‌توانند به طور ناخواسته بر عملکرد آن تاثیر منفی بگذارند که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.

غیرفعال کردن ویژگی‌های پس‌زمینه

ورد برخی از وظایف را در پس‌زمینه انجام می‌دهد که ممکن است باعث کندی شود. برای غیرفعال کردن برخی از این ویژگی‌ها، به تب File بروید، روی Options کلیک کرده و در پنجره باز شده، به دنبال بخشی با عنوان Ease of Access یا Accessibility بگردید (نام این بخش ممکن است در نسخه‌های مختلف ورد متفاوت باشد). در این قسمت، گزینه‌های مربوط به Animation یا Visual feedback را پیدا کرده و آن‌ها را غیرفعال کنید.

همچنین در بخش Display، تیک گزینه Disable hardware graphics acceleration را فعال کنید (این گزینه ممکن است در برخی سیستم‌ها عملکرد را بهبود بخشد).

مدیریت تنظیمات ذخیره‌سازی خودکار (AutoRecover)

ذخیره‌سازی خودکار مکرر می‌تواند باعث وقفه در کار شما شود. تنظیمات ذخیره‌سازی خودکار را بررسی کنید و بازه زمانی آن را در صورت نیاز افزایش دهید. برای این کار، به تب File بروید، روی Options کلیک کنید، سپس Save را انتخاب کنید و بازه زمانی Save AutoRecover information every را تنظیم کنید.

۴. مشکلات مربوط به فونت‌ها:

تعداد زیاد فونت‌های نصب شده روی سیستم یا استفاده از فونت‌های سنگین و غیراستاندارد در سند ورد می‌تواند باعث کندی عملکرد این نرم‌افزار شود. در زیر راهکارهای برای این مشکل آورده شده است.

مدیریت فونت‌های نصب شده

فونت‌هایی که به ندرت از آن‌ها استفاده می‌کنید را حذف کنید. برای این کار، در ویندوز به Control Panel بروید، Appearance and Personalization را انتخاب و سپس روی Fonts کلیک کنید. فونت‌های مورد نظر را انتخاب کرده و حذف نمایید.

استفاده از فونت‌های استاندارد

در اسناد ورد خود از فونت‌های استاندارد و سبک مانند Arial، Times New Roman، Calibri و غیره استفاده کنید. همچنین بهتر است از به کار بردن تعداد زیاد فونت‌های مختلف در یک سند خودداری کنید.

بررسی فونت‌های آسیب‌دیده

گاهی اوقات یک فونت آسیب‌دیده می‌تواند باعث بروز مشکل در ورد شود. می‌توانید از ابزارهای مدیریت فونت در سیستم عامل خود برای شناسایی و حذف فونت‌های مشکل‌دار استفاده کنید.

۵. قدیمی بودن نسخه ورد یا درایورهای سیستم:

استفاده از نسخه‌های قدیمی نرم‌افزار ورد یا درایورهای قدیمی سیستم عامل و کارت گرافیک می‌تواند منجر به عدم سازگاری و کاهش عملکرد ورد شود.

• به‌روزرسانی ورد: اطمینان حاصل کنید که از آخرین نسخه نرم‌افزار ورد استفاده می‌کنید. برای به‌روزرسانی ورد، به تب File بروید، روی Account کلیک کنید و سپس گزینه Update Options و Update Now را انتخاب نمایید.

• به‌روزرسانی درایورهای سیستم: درایورهای کارت گرافیک و سایر قطعات سخت‌افزاری سیستم عامل خود را به آخرین نسخه به‌روزرسانی کنید. می‌توانید آخرین درایورها را از وب‌سایت سازنده قطعات سخت‌افزاری خود دانلود و نصب نمایید.

۶. وجود الگوهای (Templates) مشکل‌دار:

گاهی اوقات الگوهای سفارشی یا الگوهای پیش‌فرض ورد ممکن است دچار مشکل شده و باعث مشکل کند بودن ورد در هنگام باز کردن اسناد جدید یا استفاده از الگوها شوند. در زیر راهکارهایی برای این مشکل ارائه شده است.

بررسی و حذف الگوهای سفارشی

اگر از الگوهای سفارشی استفاده می‌کنید، سعی کنید آن‌ها را حذف کرده و ببینید آیا مشکل حل می‌شود. برای مدیریت الگوها، در تب File روی Options کلیک کنید، سپس Advanced را انتخاب کرده و در بخش General، روی File Locations کلیک کنید. محل ذخیره‌سازی User Templates را پیدا کرده و الگوهای سفارشی را بررسی و در صورت لزوم حذف کنید.

بازنشانی الگوی Normal.dotm

الگوی Normal.dotm الگوی پیش‌فرض ورد بوده و ممکن است دچار مشکل شود. برای بازنشانی آن، ورد را ببندید و در File Explorer به مسیر C:\Users\<YourUsername>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates بروید و فایل Normal.dotm را تغییر نام دهید (مثلاً به OldNormal.dotm). با باز کردن مجدد ورد، یک الگوی Normal.dotm جدید ایجاد خواهد شد.

۷. مشکلات مربوط به حافظه و منابع سیستم

اگر سیستم شما به طور کلی با کمبود حافظه (RAM) یا منابع پردازشی (CPU) مواجه باشد، این امر می‌تواند بر عملکرد تمام برنامه‌ها از جمله ورد تاثیر بگذارد.

راهکار عملی:

• بستن برنامه‌های غیرضروری: قبل از کار با ورد، تمام برنامه‌های دیگری که در حال اجرا هستند و به آن‌ها نیاز ندارید را ببندید.
• افزایش حافظه RAM: اگر سیستم شما به طور مکرر با کمبود حافظه مواجه می‌شود، ارتقاء حافظه RAM می‌تواند بهبود چشمگیری در عملکرد کلی سیستم و برنامه‌ها ایجاد کند.
• بررسی فرآیندهای پس‌زمینه: از طریق Task Manager (با فشردن Ctrl + Shift + Esc) فرآیندهای پس‌زمینه‌ای که منابع زیادی از سیستم را اشغال کرده‌اند شناسایی و در صورت لزوم آن‌ها را ببندید (با احتیاط و فقط در صورتی که از عملکرد آن‌ها مطمئن هستید).

۸. بررسی و اصلاح تنظیمات رجیستری ورد

رجیستری ویندوز حاوی تنظیمات مربوط به تمام نرم‌افزارهای نصب شده از جمله ورد است. تنظیمات نادرست یا خراب در رجیستری می‌تواند باعث بروز مشکلات عملکردی در ورد شود.

• راهکار عملی (احتیاط: ویرایش رجیستری یک کار تخصصی است و انجام اشتباه ممکن است به سیستم عامل آسیب برساند. قبل از انجام هر تغییری، حتماً از رجیستری خود نسخه پشتیبان تهیه کنید):
  1. باز کردن Registry Editor: کلیدهای Win + R را فشار دهید، عبارت regedit را تایپ کنید و Enter بزنید.

• 1. پیمایش به کلیدهای ورد: در Registry Editor، به مسیرهای زیر بروید (ممکن است بسته به نسخه ورد شما کمی متفاوت باشد):
     • HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<شماره نسخه ورد>\Word\Data
     • HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<شماره نسخه ورد>\Word\Options
     • HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\<شماره نسخه ورد>\Word\Addins
  2. بررسی و حذف کلیدهای مشکوک: در این مسیرها، به دنبال کلیدهایی بگردید که نام‌های غیرعادی دارند یا به افزونه‌هایی اشاره می‌کنند که قبلاً حذف شده‌اند. با احتیاط روی آن‌ها راست‌کلیک کرده و گزینه Delete را انتخاب کنید.
  3. بازنشانی تنظیمات ورد به حالت پیش‌فرض: در برخی موارد، حذف کامل کلیدهای مربوط به ورد در مسیرهای ذکر شده و راه‌اندازی مجدد ورد می‌تواند تنظیمات را به حالت پیش‌فرض بازگرداند و مشکلات عملکردی را رفع کند. (ورد در هنگام اجرا نشدن کلیدها، آن‌ها را مجدداً ایجاد خواهد کرد.)

۹. استفاده از ابزارهای عیب‌یابی داخلی ورد:

نرم‌افزار ورد دارای ابزارهای عیب‌یابی داخلی است که می‌تواند به شناسایی و رفع برخی از مشکلات عملکردی کمک کند.

حالت Safe Mode

برای حل مشکل کند بودن ورد آن را در حالت Safe Mode اجرا کنید ببینید که درست کار می‌کند یا خیر. برای این کار، هنگام باز کردن ورد، کلید Ctrl را نگه دارید. در این حالت، ورد بدون بارگیری افزونه‌ها و با تنظیمات پیش‌فرض اجرا می‌شود. اگر ورد در حالت Safe Mode سریع‌تر کار می‌کند، احتمالاً مشکل از یک افزونه یا تنظیمات سفارشی است.

ابزار تشخیص و تعمیر آفیس

مجموعه آفیس دارای ابزاری برای تشخیص و تعمیر مشکلات نصب است. برای استفاده از آن، به Control Panel بروید، Programs و سپس Programs and Features را انتخاب کنید. روی Microsoft Office (یا نسخه مربوطه) راست‌کلیک کرده و گزینه Change را انتخاب کنید.

در پنجره باز شده، گزینه Repair را انتخاب کرده و مراحل را دنبال کنید.

۱۰. بررسی وجود بدافزار یا ویروس:

آلوده شدن سیستم به بدافزار یا ویروس می‌تواند عملکرد تمام برنامه‌ها از جمله ورد را به شدت تحت تاثیر قرار دهد. برای حل این مشکل از یک نرم‌افزار آنتی‌ویروس معتبر و به‌روز برای اسکن کامل سیستم خود استفاده کنید و هرگونه تهدید شناسایی شده را حذف نمایید.

سخن پایانی

رفع مشکل کند بودن ورد با شناسایی علت و به‌کارگیری راهکارهای ارائه شده امکان‌پذیر است. با بررسی فایل‌ها، افزونه‌ها، تنظیمات و سیستم، می‌توانید عملکرد روان این نرم‌افزار را بازیابید و از کار با آن لذت ببرید. توصیه می‌شود به‌روزرسانی‌های منظم و بررسی دوره‌ای سیستم را جدی بگیرید.

پرسش‌های متداول

چرا ورد ناگهان کند شده است؟

• باز کردن فایل سنگین، افزونه جدید، برنامه‌های پس‌زمینه یا مشکل موقت سیستم می‌تواند علت باشد. ریستارت و بررسی موارد ذکر شده توصیه می‌شود.

آیا حجم زیاد فونت‌ها باعث کندی ورد می‌شود؟

• بله فونت‌های زیاد و غیراستاندارد می‌توانند سرعت ورد را کاهش دهند. مدیریت فونت‌ها می‌تواند کمک کند.

آیا به‌روزرسانی نکردن ورد باعث کندی آن می‌شود؟

• بله نسخه‌های قدیمی ممکن است با سیستم عامل و درایورها سازگار نباشند. به‌روزرسانی منظم توصیه می‌شود.

اگر هیچ‌کدام از این راهکارها جواب نداد، چه کار کنم؟

• استفاده از ابزار تعمیر آفیس، نصب مجدد آن یا بررسی وجود بدافزار و مشکلات سخت‌افزاری را در نظر بگیرید.

آیا ورد آنلاین مشکل کندی را حل می‌کند؟

• نسخه آنلاین ممکن است مشکلات ناشی از سیستم شما را دور بزند، اما عملکرد آن به سرعت اینترنت بستگی دارد.